Optimiser l'organisation de la paperasse
Février et mars sont à mon avis les mois tout indiqués pour (re)mettre de l'ordre dans tous ces papiers qui semblent parfois carrément polluer nos maisons. Puisque la majorité d'entre nous y regroupons nos documents en raison de cette merveilleuse saison des impôts, c'est le moment parfait pour prendre le dessus sur cette paperasse envahissante. Alors que personne n'a besoin que ces documents non gérés soient des rappels infinis de toutes ces choses à faire dont nous ne nous occupons pas, il te suffira d'un petit après-midi nuageux pour prendre le dessus et faire une énorme différence.
Avant de débuter, assure-toi de préparer le matériel suivant:
Une boîte ou un panier vide assez grand pour y déposer plusieurs papiers
Un bac ou un sac de recyclage
Une déchiqueteuse ou une boîte identifiée À DÉTRUIRE
Ton classeur (s'il est portatif) et tous les systèmes de classement que tu utilises
Des chemises de classement vides
Un stylo
Des papiers brouillons ou des post-it
De la bonne musique
Rapatrier
À l'aide de ta boîte ou de ton panier vide, commence par faire le tour de ta maison afin d'y déposer tous les papiers que tu trouveras. Pense à jeter un œil dans les tiroirs de cuisine, l'entrée et ta chambre à coucher. Bien qu'habituellement je ne suggère pas de toucher aux choses des autres, ici, il pourrait y avoir une petite exception. Si des documents concernent la maison, l'auto, l'école, des comptes familiaux, ou encore qu'ils soient pratiquement irremplaçables comme un passeport ou un certificat de naissance, tu peux les prendre pour pouvoir les mettre dans un endroit plus sécuritaire.
Ici, pas de jugement. On ramasse autant les comptes de taxe que les menus des pizzérias environnantes et on met tout dans notre boîte. Une fois que tu auras bien tout rapatrié, installe-toi confortablement à côté de ton classeur avec le matériel nécessaire à ta portée.
Classer une seule fois
Puisque je t'ai promis que tu puisses t'en sortir en un seul après-midi, ici, il faudra te contenter de gérer les documents que tu as accumulé dans ta boîte alors que l'efficacité du travail passera par le fait qu'il ne faille toucher chaque papier une seule fois. En t'assurant de ne toucher chaque document qu'une seule fois, tu éviteras de créer des dizaines de piles qui finiront par te décourager et peut-être même traîner quelques semaines supplémentaires.
En débutant par le dessus de la pile, tu devras déterminer immédiatement l'action à poser pour chacun des papiers et l'effectuer sur le champs. Quatre actions sont possibles ici:
Action immédiate
Facture à payer, invitation à répondre... Si tu doutes de décrocher de ton classement en cours, tu peux exceptionnellement te faire une pile bien identifiée afin de t'en occuper une fois la tâche principale terminée
Classer
Déposer le document directement dans le classeur. Si une catégorie semble manquer, crée un nouveau dossier avec une chemise vide
Déchiqueter
Passer le document immédiatement dans la déchiqueteuse ou le mettre dans la boîte À DÉTRUIRE
Recycler
Déposer simplement dans le contenant prévu à cet effet
Une fois la boîte vidée, tu auras certainement déjà les épaules plus légères! Si tu as reporté les actions immédiates à effectuer après ton tri, il est maintenant temps de t'en occuper. Si des choses sont impossibles à régler pour le moment, inscris à ton agenda la tâche à un moment plus opportun pour toi. Dans tous les cas, une action doit être prise et rien ne doit juste être mis de côté sans une raison valable.
Les essentiels
On s'entends que de déposer le menu de la pataterie du coin dans ton classeur, ce n'est généralement pas très optimal. C'est pourquoi j'utilise un cartable dans lequel je dépose tous ces documents, listes et menus que je consulte régulièrement et qui ne nécessitent pas d'être classés dans une chemise.
Un petit plus
Une fois le classement express terminé, tu peux simplement t'arrêter ici, ou encore décider d'en faire un peu plus afin d'alléger les dossiers de ton classeur. Je suis pas mal certaine que des dizaines de documents embourbent inutilement tes chemises de classement. Alors que certains documents doivent être gardés longtemps, plusieurs peuvent être éliminés chaque année.
*La liste offerte par le Protecteur du citoyen peut t'aider à choisir ce que tu devrais garder et ce dont tu devrais te départir.
Question de me simplifier la tâche lors du ménage annuel de mon classeur, j'ai inscrit sous le nom de mes chemises, le temps de conservation des documents qu'elles comportent. Ainsi, il suffit ensuite de prendre la pile de papiers contenue dans un dossier à la fois et de poser une action à chacun d'entre eux:
- Remettre dans le dossier en mettant les documents les plus anciens à l'avant
- Ranger dans une autre/nouvelle chemise
- Déchiqueter le document
- Mettre au recyclage
Une fois cette tâche achevée, assure-toi de terminer le travail en rangeant ton matériel et en disposant convenablement de ce qui va au recyclage. Si tu ne possèdes pas de déchiqueteuse, vois avec ton entourage si quelqu'un en possède une et serait assez généreux pour te la prêter ou effectue une petite recherche sur le net afin de voir si un commerce offre le service à proximité de chez toi. Finalement, si tu passes tes étés en camping, tu peux aussi simplement en faire des allume-feux!
Les souvenirs
Si au fil de ton classement tu as retrouvé des documents que tu qualifierais de souvenirs, je t'invite à les déposer dans une boîte dédiée à ceux-ci. Si tu n'as pas encore de boîte souvenir, ce serait une bonne idée de t'en procurer une, de même qu'une pour chaque membre de ta famille, afin de préserver ces documents importants à tes yeux.
Un gros plus
Si des centaines de papiers ont rapidement rempli ta boîte lors du rapatriement, que tu as finalement retrouvé une invitation oubliée ou encore que tu as trouvé très ardu le classement, ne sachant pas trop quoi faire de plusieurs documents, pamphlet et cartes d'affaires, cela est signe que ton fonctionnement actuel n'est pas adapté à ta réalité. Peut-être devrais-tu opter pour accorder d'avantage de temps à la restructuration complète de ton système de classement afin que celui-ci concorde réellement avec tes besoins et habitudes?
Pars pas en peur! Je ne te suggère pas de t'y mettre maintenant! Je t'invite cependant à lire quelques billets détaillés que j'ai déjà écrit sur le sujet. De cette façon, tu pourras tranquillement t'en faire une tête et te préparer lentement, mais sûrement à t'offrir ce cadeau. Le seul regret que tu risques est celui de ne pas l'avoir fait plutôt!
Briser le cercle vicieux
Question d'éviter de te retrouver à la case départ dans un mois, vaut mieux que tu veilles à limiter la quantité de papier qui entre chez toi. Quelques petits trucs pourront t'aider à ne plus laisser la paperasse polluer ton milieu de vie.
1-Assure toi de mettre en place un système de gestion des documents qui fonctionne pour ta famille et toi. Plus simple il sera, plus il sera utilisé.
2-Applique la règle de la touche unique. Dès qu'un document entre chez toi, décide immédiatement de son sort: Gérer, Classer, Déchiqueter ou Recycler
3-Si une action est requise, tel un paiement de facture ou une réponse à une invitation, prends deux minutes pour y faire suite. Si le temps te manque, dépose le document à un endroit dédié aux choses à régler tout en t'assurant d'y voir chaque semaine.
4-Vois s'il est possible d'obtenir certaines correspondances en ligne, dont les factures de service de tes fournisseurs. Si tu crains d'oublier de payer certaines choses en ne les recevant qu'en ligne, il te suffit de souscrire aux paiements préautorisés ou simplement d'appliquer la règle de la touche unique à tes courriels. Une fois le courriel ouvert, on s'en occupe et on l'envoie à la corbeille par la suite. La majorité des institutions préservent pour nous les relevés de plusieurs années passées et il est facile de les retracer pour les consulter au besoin.
Peu importe ce que tu choisiras d'adopter ou d'adapter, j'espère que tu arriveras à prendre le dessus sur cette paperasse qui peut vite devenir envahissante.
À bientôt
m.e. 💗
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