Défi simplicité - Dompter les papiers - Deuxième partie

Quelques jours sont passés depuis mon dernier billet. J'ai voulu te laisser le temps de trouver un système qui te plaît et que tu sauras adopter pour enfin dompter tous ces petits et grands papiers qui occupent nos espaces. Si l'habitude de tout laisser traîner sur le comptoir prend toujours le dessus, questionne toi sur l'emplacement de ton système. Tu peux également te mettre une alarme quotidienne et gérer le tout 5 minutes avant ton émission préférée par exemple. Ne désespère surtout pas. Il y a assurément une méthode qui fonctionnera pour toi!

Par contre, si tu aimes d'amour ta nouvelle gestion de la paperasse entrante et que tu attendais avec impatience la suite, la voici enfin! 

Défi - Traitement 101

Une fois tes reçus, factures, lettres et autres documents bien séparés dans tes dossiers ou catégories de base, il te faudra bien évidemment traiter le tout. Pour ce faire, je t'invite à déterminer un moment dans ta semaine pour t'en occuper. Afin d'en faire une habitude, il serait préférable que tu choisisses de le faire le même jour chaque semaine ou conjointement avec tâche hebdomadaire récurrente. Personnellement, je m'en occupe le jeudi en même temps que mon budget. Comme je gère ce dernier à mon bureau, j'ai autour de moi tous les outils nécessaires pour traiter tous mes dossiers. Bien sûr, il m'arrive de m'en occuper une autre journée si un jeudi est trop rempli, mais comme c'est fait en parallèle avec la gestion de mon budget, il est certain que je vais vider mes dossiers au même moment. Généralement, le tout est traité, classé et vidé en quelques minutes seulement.

Bien qu'idéalement le traitement devrait se faire chaque semaine, tu peux très bien t'en occuper une semaine sur deux. Cependant, je te suggère d'éviter un plus long délai. La paperasse s'accumulera de façon exponentielle et tu risqueras de procrastiner devant la montagne qui t'attendra. Rapidement, tes vieux patterns referont surface. Ainsi, sors ton agenda et identifie dès maintenant le moment parfait pour réussir ce défi.

Défi - Repenser ton classeur

Avant de te guider sur la révision de ton classeur, j'aimerais que tu te questionnes un peu. Est-il facile présentement de ranger tes documents dans ton classeur? Est-ce que son format te convient? Est-il facile de trouver un document dans celui-ci lorsque tu en as besoin? Pourquoi?

Encore une fois, si ton système de classement à long terme te convient et fonctionne pour toi et bien tant mieux. Contente toi de ranger tes documents après les avoir traités.

Par contre, si clairement tu préfères un traitement de canal à la gestion de ton classeur, il est sans doute temps de remédier à la situation!

Pour ce faire, il faudra travailler un peu. Tu auras probablement besoin d'une petite heure et de beaucoup d'espace pour y arriver. Avant de commencer, prépare ton bac de recyclage, ta déchiqueteuse ou une boîte dédiée aux documents à faire déchiqueter, quelques papiers brouillons ou des post-it, un crayon et de la bonne musique. 

Première étape - (Re)Penser les catégories. 

Si tu cherches toujours un document ou que tu trouves difficiles de les ranger, il est possible que les catégories déterminées ne te conviennent pas. Ici, tu dois te questionner à savoir si tu préfères le macro ou le micro classement.

Un macro classement pourrait ressembler à ceci: Assurances / Autos / Comptes bancaires/ Maison / Impôts / Factures / Reçus....  Des catégories larges qui englobent plusieurs types de documents.

Un micro classement  ressemblerait davantage à : Assurances auto 1 / Assurances auto 2/ Assurances habitation / Assurances vie de A/ Assurances vie de B/ Contrat auto 1/ Contrat auto 2 / Réparations auto 1/ Réparations auto 2 / Contrat hypothécaire / Compte personnel /Compte conjoint /Compte épargne / Réparations maison / Impôts 2016/ Impôts 2017/ Impôts 2018... Des catégories plus détaillées qui regroupent un seul type de document.

Il est possible aussi que tu te trouves quelque part entre les deux. Peu importe, l'essentiel est d'avoir un classement qui te simplifie la vie et non pas le contraire!

Deuxième étape - (Re)Classer les documents

Une fois les principales catégories choisies, écris les sur tes papiers brouillons et dispose les sur une surface plane. Tu devras maintenant vider tous tes dossiers actuels et les reclasser selon les catégories choisies en te demandant chaque fois: "Où est-ce que je chercherais ben ça moi?"  

C'est également le bon moment pour retirer tout document qui n'est plus utile. Recyclage ou déchiqueteuse, l'idéal est de le faire au fur et à mesure. La liste offerte par le Protecteur du citoyen peut t'aider à choisir ce que tu devrais garder et ce dont tu devrais te départir.

Il est possible qu'en cours de route de nouvelles catégories s'imposent d'elles-mêmes. Tu n'auras qu'à les ajouter au besoin.

Edit Février 2023 Pour un classement plus rapide et moins envahissant, privilégie la technique de la touche unique. Pour ce faire, ne prends que le contenu d'un dossier à la fois et traite sur le champs chaque document. au fur et à mesure que tu en manipule un. Pour chaque papier qui passera entre tes mains, 4 actions seront possibles: 

Remettre dans le dossier actuel

Déposer dans un autre chemise

Déchiqueter

Recycler

Troisième étape - Classement par date 

Classer tes documents par date est un petit plus qui va vite te simplifier la vie.  Que tu mettes les documents les plus récents sur le dessus ou le dessous de la pile importe peu. Assure toi seulement de le faire de la même façon dans toutes tes piles et de respecter cet ordre lorsque tu viendras ajouter des papiers. 

Edit Février 2023 Si tu optes pour la technique de la touche unique, assure-toi de respecter la date de tes documents en même temps que tu le ranges afin d'éviter d'avoir à le déplacer à nouveau. 

Quatrième étape - (Re)Mettre tout dans le classeur

Maintenant que tes piles sont toutes repensées, épurées et organisées, il te suffit de les déposer dans des chemises de classement et de bien identifier chacune d'elle. En remettant tes dossiers dans ton classeur actuel tu réaliseras peut-être que le format de celui ne te convient plus. Avant de te lancer dans la recherche d'une meilleure option pour toi, je te demande de me faire confiance pour le moment et d'attendre un peu. Mes prochains billets risquent de te faire changer d'idée plus d'une fois.

Comment s'y prendre si l'on manque de temps

Si tu considères l'idée d'avoir une heure de libre comme étant un luxe réservé à une élite privilégiée, pas de problème! Vas-y un dossier par jour s'il le faut et repense ton classeur à l'envers. 

Tu pourrais par exemple commencer par classer par date tes documents. Ça te permettrait de retirer et recycler ou déchiqueter ce qui peut l'être. Tu pourrais du même coup noter les catégories que tu aimerais avoir dans ton classeur ou encore attacher les papiers que tu veux mettre dans un même dossier ensemble. Après avoir tout trié, il te suffira d'identifier des chemises de classement en fonction de tes besoins actuels et de déplacer tes documents dans leur nouvel emplacement.

Rien n'est impossible lorsque tu es libre-opportuniste! 

À bientôt

m.e. 💗